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El diagrama de Gantt te permite visualizar fácilmente la planeación y avance de las tareas del plan a través de una organizada disposición de líneas de tiempo durante un periodo determinado.

Si eliges la opción Diagrama de Gantt desde cualquiera de las opciones que la ofrecen, te muestra la siguiente pantalla:

El diagrama consta de las siguientes partes:

Encabezado:

Contiene el nombre del plan. 


Botones laterales:

Al dar clic sobre este botón vuelves a la vista del Gantt del plan. Sirve principalmente para volver, después de haber utilizado el botón de Recursos 


: Al dar clic sobre este botón verás una sección en la parte inferior sobre la programación de Recursos.  Para quitar esta sección das clic nuevamente en este botón.  Verás la lista de los recursos y las tareas en que aparece este recurso.























Al dar clic sobre este botón verás una sección en la parte inferior sobre la Utilización de los Recursos. Para quitar esta sección das clic nuevamente en este botón. Al posicionarse sobre las barras aparecerá un pequeño recuadro mostrando la utilización de los recursos en horas como se muestra en la imagen.


: Al dar clic sobre este botón verás la Lista de los Recursos de plan (solo lectura).  Para quitar esta sección das clic en el primer botón o puedes dar clic sobre la X. 


Al dar clic sobre este botón verás la Ruta crítica del plan, que se explica más adelante.  Para volver al cronograma sin ver la ruta crítica, vuelve a dar clic en el botón de ruta Crítica.


Configuración:

Fecha Inicial y Fecha Final:  Permite cambiar el periodo de visualización de los datos.   Utiliza los campos Fecha inicial y Fecha final (dd/mm/yyyy) para modificar el periodo que se muestra en el reporte.  Para ver los cambios en el diagrama, haz clic sobre el botón Actualizar.    Por defecto a estas fechas se les asignan estos valores:

  • Fecha inicial: Corresponde a la menor entre la fecha inicial, planeada y real del plan.
  • Fecha final: Corresponde a la mayor entre la fecha final, planeada y real del plan

Buscar Tarea: Permite mostrar solamente las tareas que cumplan con la palabra buscada.

Mostrar fechas reales: Al desmarcar esta casilla se ocultan las barras de tiempo que permitían la visualización de los tiempos reales.

Escala de tiempo: Te permite cambiar el periodo de agrupación de los datos. De manera predeterminada, el diagrama agrupa los datos en meses pero puedes elegir otros utilizando los botones:  


Acciones:

  • Imprimir: Con el botón  puedes acceder al cuadro de diálogo para imprimir la visualización actual del Diagrama de Gantt.
  • Informes: Te permite acceder a:
    • Informe de avance del plan :  Si tienes permisos de acceder al informe de avance podrás hacerlo con está opción.  Será consultado a las mismas fechas de inicio y final con las que estás consultando el Gantt
    • Historial de Línea base:  Al elegir esta opción podrás ver la información más importante que se lleva como historial de línea base, cuando se activa la línea base del plan que es:  Fecha en que se activa, usuario que la activa, la fecha inicial y final del plan en ese momento, el presupuesto en ese momento, y el total de puntos en ese momento.


  • Explorar el plan:  Para explorar el plan ve al nombre del proyecto y elige Información del plan para ir a explorarlo.

Columnas:

La información del diagrama de Gantt se muestra organizada en una tabla dividida en dos partes:

Sección Izquierda:


Muestra la lista de categorías y tareas del plan, ordenadas por defecto por la fecha inicial planeada. Primero ordena las categorías y tareas raíces y luego las tareas dentro de las categorías que también son ordenadas por fecha inicial planeada, con la siguiente información:

  • Tareas: Presenta los nombres de las categorías y sus tareas. El nombre de las categorías se muestran con textos con formato en negrita y tienen el cono .   Las tareas se muestran ajustadas a la categoría que pertenecen y su nombre está antes el ícono del estado en que se encuentra.
  • Inicio programado: Presenta las fechas de inicio planeadas, del plan y de cada categoría y tarea.
  • Fin programado: Presenta las fechas de fin planeadas, del plan y de cada categoría y tarea.
  • Puntos: Valor en puntos asignado a cada tarea.
  • Responsable: En esta columna se muestra el responsable de las categorías y de las tareas. En la parte superior de la columna puedes filtrar por el responsable de las tareas.
  • Fecha Límite de aprobación:  Presenta la fechas límite de aprobación que se han configurado en la tarea. Si no se ha configurado se muestra vacía.
  • Duración:  Cantidad de días hábiles entre la fecha inicial y final planeadas del plan, de la categoría o de la tarea. No se tendrán en cuenta los fines de semana, ni festivos.
  • Recursos Asignados : Muestra los recursos de las tareas y su porcentaje de utilización que se calcula con la fórmula: Horas totales planificadas sobre la duración de la tarea en días hábiles x horas disponibles por día.
  • Inicio Real: Presenta las fechas de inicio real del plan y de cada categoría y tarea.
  • Fin Real: Presenta las fechas de finalización real del plan y de cada categoría y tarea.


Al hacer clic derecho sobre el nombre del plan podrás visualizar las siguientes opciones de acuerdo a los permisos que posea tu usuario:

Si eres responsable o configurador del plan:

Si solo tienes permisos de ver el plan:


  • Información del plan :   Al elegir esta opción, si eres un usuario con permisos de solo ver el plan entonces te permitirá explorar el plan.   Si eres responsable del plan o usuario con permisos de configurar podrás ir a editar el plan desde esta opción.
  • Agregar Categoría:   Esta opción te permite como propietario o configurador crear una nueva categoría al plan.
  • Agregar Tarea:  Esta opción te permite como propietario o configurador crear una nueva tarea al plan.


Al hacer clic derecho sobre el nombre de una de las categorías, podrás visualizar las siguientes opciones:

Si eres responsable o configurador del plan:

Si solo tienes permisos de ver el plan:

  • Información de la categoría :   Al elegir esta opción, si eres un usuario con permisos de solo ver el plan entonces te permitirá explorar la categoría.   Si eres responsable del plan o usuario con permisos de configurar podrás ir a editar la categoría desde esta opción.
  • Agregar Categoría: Esta opción te permite como propietario o configurador crear una nueva categoría al plan.
  • Agregar Tarea:  Esta opción te permite como propietario o configurador crear una nueva tarea al plan.


Al hacer clic derecho sobre el nombre de una tarea, podrás acceder a diferentes opciones de acuerdo a los permisos que tengas como usuario.

Si eres responsable o recurso de la tarea.

Si eres usuario solo tiene permisos de ver el plan y sus tareas. 


Nota

  • Desde el Gantt puedes realizar acciones sobre las tareas y categorías de acuerdo a los permisos que poseas como usuario que consulta el Gantt.
  • Si la línea base está activa no podrás crear categorías ni tareas aunque seas el propietario o configurador.
  • Las tareas Canceladas y Finalizadas ya no se pueden modificar, solo explorar. 

Adicionalmente puedes elegir cambiar el orden de las columnas tomándolas y arrastrándolas con el cursor del ratón.

Si deseas ocultar alguna de las columnas, puedes hacer clic sobre el triángulo que se habilita al pasar el cursor del ratón sobre el nombre de cada columna y quitar la selección de la columna que deseas ocultar.


Sección Derecha:

Muestra las barras de tiempo para cada categoría y tarea. De manera predeterminada, te muestra el periodo de tiempo agrupado en meses.

Recuerda que a través de la escala de tiempo puedes seleccionar otro periodo de agrupación para visualizar la información en semanas, trimestres o años.

El momento actual se indicará a través de una barra vertical.

El color y la forma de los periodos de tiempo indican lo siguiente:

  • Programado: Periodo comprendido entre las fechas planeadas para la ejecución de la tarea.
  • Ejecutado: Periodo comprendido entre las fechas de las acciones registradas para tareas en desarrollo.
  • En Ejecución: Periodo durante el cual fue ejecutada la tarea (ya finalizada).
  • Categoría: Periodo total de duración de todas las tareas pertenecientes a dicha categoría.

Hitos:

Los hitos marcan una acción o tarea de duración cero días, la cual simboliza el haber conseguido un logro importante en el plan.  Su color indica:

  • Rojo: Tarea en desarrollo con acción realizada en un día o menos.
  • Verde: Tarea que se desarrolló y finalizó en un día o menos.

Al pasar el cursor del ratón sobre la línea de tiempo de una categoría, te muestra un recuadro con información sobre sus fechas planeadas. En el caso de las tareas, te muestra información de sus fechas planeadas y ejecutadas.


Las fechas de inicio y fin programados de las categorías se calculan de acuerdo a las fechas programadas en sus tareas, siendo la primera en comenzar la que marca el inicio de la categoría y la última en terminar la que indique el fin de la categoría.

Ruta Crítica

La ruta crítica del proyecto (o CP) es una cadena de tareas vinculadas que afecta directamente la fecha de finalización del proyecto.  Si alguna de las tareas en la ruta crítica se retrasa, el proyecto se retrasará. Puede haber múltiples caminos críticos en un proyecto.

El sistema identifica los caminos de las rutas críticas, de acuerdo a la configuración de tareas predecesoras y sus fechas de finalización.  Si no existen estas relaciones identifica las tareas que están al final del proyecto como las críticas para su finalización.

Para ver la ruta crítica debes dar clic en el último botón del panel izquierdo:

























Al dar clic, el sistema suaviza el color de las tareas que no pertenecen a la ruta crítica y realza con contorno rojo las tareas de ruta crítica y que afectan la finalización del plan.






















Para volver al cronograma sin ver la ruta crítica, vuelve a dar clic en el botón de ruta Crítica.


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